Hướng dẫn đăng ký nhãn hiệu theo Nghị định thư Madrid cho doanh nghiệp

Hệ thống Madrid (Madrid System) – bao gồm Thỏa ước Madrid và Nghị định thư Madrid là cơ chế đăng ký nhãn hiệu quốc tế hiệu quả nhất hiện nay, cho phép doanh nghiệp bảo hộ thương hiệu tại hơn 130 quốc gia chỉ với 01 đơn đăng ký. Bài viết dưới đây của Luật Thiên Di sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, chuyên sâu, cập nhật mới nhất về cách đăng ký nhãn hiệu theo Nghị định thư Madrid dành cho doanh nghiệp Việt trong năm 2026.

1. Tổng quan về Hệ thống Madrid – Công cụ bảo vệ thương hiệu toàn cầu

Hệ thống Madrid do WIPO (Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới) quản lý, cho phép chủ sở hữu nhãn hiệu tại một quốc gia thành viên đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại các nước khác thông qua 1 đơn duy nhất, 1 ngôn ngữ, 1 loại tiền phí.

Vì sao doanh nghiệp Việt nên sử dụng Madrid System?

• Tiết kiệm chi phí: giảm 40–70% so với nộp đơn riêng lẻ tại từng quốc gia.
• Tiện lợi: theo dõi, sửa đổi, gia hạn tập trung tại WIPO.
• Mở rộng thị trường linh hoạt: doanh nghiệp có thể chỉ định thêm quốc gia bất kỳ lúc nào.
• Giải pháp tối ưu cho chiến lược xuất khẩu: đặc biệt trong các ngành F&B, may mặc, dược mỹ phẩm, nông sản, thương mại điện tử.

Với những lợi ích trên, đăng ký theo Madrid System là phương án hàng đầu nếu doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký nhãn hiệu ra nước ngoài mà không muốn tốn quá nhiều chi phí và thời gian.

2. Điều kiện để doanh nghiệp Việt được nộp đơn theo Nghị định thư Madrid

Theo quy định của WIPO và Luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam, doanh nghiệp chỉ được nộp đơn theo hệ thống Madrid khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

2.1. Có đơn hoặc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam

Đây được xem là đơn gốc (Basic Application) hoặc văn bằng gốc (Basic Registration).

Lưu ý quan trọng:

• Trong 5 năm đầu, mọi thay đổi đối với đơn gốc đều ảnh hưởng trực tiếp đến đơn quốc tế.
• Nếu đơn gốc bị từ chối → đơn quốc tế cũng bị hủy theo.

2.2. Chủ đơn phải có quốc tịch Việt Nam hoặc trụ sở tại Việt Nam

Doanh nghiệp FDI có thể nộp đơn nếu có cơ sở kinh doanh tại Việt Nam.

2.3. Nhãn hiệu phải đáp ứng đầy đủ điều kiện bảo hộ quốc tế

Các yếu tố gây nhầm lẫn hoặc mô tả trực tiếp về sản phẩm/dịch vụ đều có thể bị từ chối tại từng quốc gia.

3. Quy trình đăng ký nhãn hiệu theo Nghị định thư Madrid

Dưới đây là quy trình chi tiết, đầy đủ, được Luật Thiên Di tổng hợp dựa trên hướng dẫn của Cục SHTT Việt Nam và WIPO.

Bước 1: Tra cứu khả năng đăng ký quốc tế

Tra cứu được thực hiện tại 2 cấp độ:

• Tra cứu trong nước đảm bảo đơn gốc tại Việt Nam có khả năng được chấp nhận.
• Tra cứu quốc tế thông qua các công cụ:
  • WIPO Global Brand Database
  • CSDL USPTO (Mỹ), EUIPO (Châu Âu), JPO (Nhật)…

Vì khi đăng ký nhãn hiệu ra nước ngoài, mỗi thị trường đều có tiêu chuẩn khác nhau, việc tra cứu trước giúp giảm rủi ro bị từ chối.

Bước 2: Xác định quốc gia cần bảo hộ

Doanh nghiệp có thể chỉ định bất kỳ quốc gia thành viên nào trong hơn 130 nước như:

• Mỹ
• EU (toàn bộ 27 quốc gia)
• Nhật Bản
• Hàn Quốc
• Úc
• Trung Quốc
• Singapore

Tùy vào chiến lược xuất khẩu, Luật Thiên Di hỗ trợ lập danh sách quốc gia tối ưu chi phí và mức độ cần thiết.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký quốc tế

Hồ sơ nộp tại Việt Nam bao gồm:

• Tờ khai MM2 theo mẫu WIPO
• Mẫu nhãn hiệu
• Danh mục hàng hóa/dịch vụ theo phân loại Nice
• Giấy ủy quyền cho đại diện (nếu nộp qua tổ chức đại diện SHTT)
• Chứng từ nộp phí
• Phân loại Nice là yếu tố quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng bảo hộ tại từng quốc gia.

Bước 4: Nộp đơn tại Cục SHTT Việt Nam

Cục SHTT sẽ thực hiện:

• Kiểm tra hình thức đơn
• Chuyển hồ sơ sang WIPO nếu hợp lệ

Trong giai đoạn này, nếu phát hiện thiếu sót, chủ đơn cần sửa chữa kịp thời để tránh kéo dài thời gian.

Bước 5: WIPO thẩm định hình thức và công bố đơn

WIPO sẽ đánh giá:

• Sự đầy đủ về mẫu nhãn, mô tả, phân loại
• Phí nộp có đầy đủ hay không

Nếu hợp lệ, đơn được công bố trong Công báo của WIPO (WIPO Gazette).

Bước 6: Thẩm định tại từng quốc gia được chỉ định

Cơ quan SHTT tại từng nước sẽ xem xét:

• Khả năng phân biệt
• Sự trùng lặp với nhãn hiệu trước đó
• Các yếu tố cấm theo pháp luật địa phương
• Thời gian thẩm định: 12–18 tháng tùy quốc gia.

Nếu có “Thông báo tạm từ chối”, Luật Thiên Di sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra lập luận pháp lý và xử lý phản hồi với từng cơ quan đăng ký.

Bước 7: Cấp Giấy chứng nhận bảo hộ nhãn hiệu quốc tế

Sau khi được chấp nhận, nhãn hiệu có hiệu lực: 10 năm

Có thể gia hạn vô thời hạn

Có giá trị tại tất cả quốc gia đã chỉ định

4. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký theo Nghị định thư Madrid

4.1. Đơn gốc phải vững chắc

Trong 5 năm đầu, nếu đơn gốc tại Việt Nam bị từ chối hoặc hủy bỏ, đơn quốc tế sẽ bị hủy theo.

4.2. Không phải quốc gia nào cũng áp dụng 100% quy định của WIPO

Ví dụ: Mỹ yêu cầu chứng cứ sử dụng nhãn hiệu (Statement of Use).

4.3. Phân loại hàng hóa/dịch vụ phải chính xác tuyệt đối

Sai phân loại là lý do bị từ chối phổ biến nhất.

4.4. Phải theo dõi đơn thường xuyên

Một số quốc gia yêu cầu phản hồi trong 30–60 ngày. Nếu bỏ lỡ → đơn bị hủy.

4.5. Nộp đơn sớm để tránh “mất thương hiệu”

Nguyên tắc “first-to-file” tại Trung Quốc, Hàn Quốc, Indonesia… khiến việc đăng ký sớm vô cùng quan trọng.

5. Dịch vụ bảo hộ thương hiệu toàn cầu tại Luật Thiên Di

Để doanh nghiệp Việt yên tâm mở rộng thị trường quốc tế, Luật Thiên Di cung cấp dịch vụ trọn gói bảo hộ nhãn hiệu ra nước ngoài thông qua Hệ thống Madrid cũng như các cơ chế đăng ký trực tiếp tại từng quốc gia. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tra cứu khả năng đăng ký quốc tế: đánh giá rủi ro, đối chiếu nhãn hiệu với cơ sở dữ liệu quốc tế để đảm bảo khả năng đăng ký cao nhất.
• Chuẩn hóa hồ sơ theo chuẩn WIPO: xây dựng mẫu nhãn hiệu, phân nhóm hàng hóa/dịch vụ, lập tờ khai chuẩn quốc tế.
• Nộp đơn và theo dõi tiến trình: thay mặt doanh nghiệp nộp đơn Madrid và giám sát quá trình thẩm định tại các quốc gia được chỉ định.
• Xử lý phản hồi từ cơ quan sở hữu trí tuệ nước ngoài: hỗ trợ giải trình, bổ sung hồ sơ khi có thông báo tạm từ chối từ Mỹ, EU, Nhật, Hàn, Úc…
• Gia hạn, chỉnh sửa, chuyển nhượng nhãn hiệu: quản lý nhãn hiệu quốc tế trọn đời, đảm bảo giá trị thương hiệu được bảo vệ liên tục.

Với đội ngũ luật sư và chuyên viên sở hữu trí tuệ giàu kinh nghiệm, Luật Thiên Di cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp Việt: từ việc lập hồ sơ, nộp đơn, xử lý phản hồi cho tới gia hạn và bảo hộ liên tục. Nhờ vậy, thương hiệu của bạn luôn được bảo vệ toàn cầu, giúp mở rộng thị trường một cách an toàn, hiệu quả và bền vững.

Hãy liên hệ ngay Luật Thiên Di (luatthiendi.com) để được tư vấn và triển khai dịch vụ bảo hộ thương hiệu toàn cầu, bảo vệ giá trị thương hiệu của bạn tại bất kỳ thị trường quốc tế nào.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: 36 Đường A4, Phường Bảy Hiền, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Hotline: 0981 690 701 - 0868 083 683

Email: info@luatthiendi.com

Website: https://luatthiendi.com