Quy trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu nhanh gọn

Quy trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu nhanh gọn – đúng chuẩn Bộ Y tế

Nếu bạn đang nhập khẩu mỹ phẩm về Việt Nam, có lẽ bạn đã từng nghe tới cụm từ “công bố mỹ phẩm nhập khẩu” — và đi kèm là nỗi lo hồ sơ phức tạp, quy trình rườm rà, chờ đợi hàng tuần để được cấp số tiếp nhận.

Nhưng thực tế, khi hiểu đúng quy trình và chuẩn bị đúng ngay từ đầu, việc làm thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu hoàn toàn có thể diễn ra nhanh gọn, đúng chuẩn và tiết kiệm chi phí.

Bài viết này, Luật Thiên Di sẽ giúp bạn đi thẳng vào trọng tâm: quy trình – thời gian – hồ sơ – lưu ý thực tế và cách rút ngắn thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu.

1. Hồ sơ cần chuẩn bị để công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định hồ sơ có được duyệt nhanh hay không. Bộ hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu cần đảm bảo đúng quy định của Bộ Y tế, bao gồm:

Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (theo mẫu của Bộ Y tế, có chữ ký của người đại diện pháp luật).
Giấy ủy quyền hợp pháp (Authorization Letter) từ nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cho doanh nghiệp tại Việt Nam.
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) – bản gốc hoặc bản sao có hợp pháp hóa lãnh sự.
Bản công thức sản phẩm đầy đủ, thể hiện thành phần, tỷ lệ, nồng độ các chất.
Nhãn sản phẩm – đúng với quy định tại Thông tư 06/2011/TT-BYT.
Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu có chức năng kinh doanh mỹ phẩm.

👉 Lưu ý thực tế: Hầu hết hồ sơ bị trả về đều do lỗi ở giấy ủy quyền (thiếu hợp pháp hóa hoặc sai định dạng). Nếu được, nên để phía pháp lý tại Việt Nam kiểm tra trước khi gửi hồ sơ chính thức.

2. Quy trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu tại Việt Nam

Quy trình thực hiện công bố mỹ phẩm nhập khẩu tại Việt Nam được tiến hành qua 4 bước chính:

Bước 1: Chuẩn bị và rà soát hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đồng thời rà soát nội dung phù hợp với quy định của Bộ Y tế.

➡ Mẹo nhỏ: sử dụng biểu mẫu điện tử sẵn có trên cổng “Hệ thống quản lý công bố sản phẩm mỹ phẩm – Cục Quản lý Dược” để tránh sai định dạng.

Bước 2: Nộp hồ sơ online

Hồ sơ được nộp trực tuyến qua website: https://dav.gov.vn.

Doanh nghiệp sẽ nhận số biên nhận và chờ phản hồi từ Cục Quản lý Dược.

Thời gian phản hồi thông thường: 03 – 05 ngày làm việc.

Bước 3: Nhận kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm nhập khẩu.

Ngược lại, nếu hồ sơ có sai sót, Cục sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong vòng 03 tháng.

Bước 4: Đưa sản phẩm ra thị trường

Sau khi có số công bố, doanh nghiệp được phép lưu hành sản phẩm trên toàn lãnh thổ Việt Nam.

Số công bố có thời hạn vĩnh viễn, trừ khi thay đổi thành phần, nhãn hoặc thông tin sản phẩm.

3. Thời gian thực hiện và mẹo rút ngắn quy trình

Thông thường, thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu kéo dài khoảng 07 – 10 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Tuy nhiên, với doanh nghiệp mới, quá trình này có thể kéo dài hơn do lỗi hồ sơ.

Một số kinh nghiệm thực tế giúp rút ngắn quy trình:

Chuẩn bị hồ sơ song song tại Việt Nam và nước xuất khẩu (CFS và ủy quyền).
Scan và gửi hồ sơ bản mềm trước để Luật Thiên Di kiểm tra hợp lệ trước khi hợp pháp hóa.
Đảm bảo doanh nghiệp có tài khoản hợp lệ trên hệ thống công bố mỹ phẩm.
Giữ liên lạc thường xuyên với cán bộ phụ trách để cập nhật tình trạng xử lý.

4. Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại

Dưới đây là những lỗi phổ biến mà Luật Thiên Di thường gặp trong quá trình làm thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu:

CFS không hợp pháp hóa lãnh sự hoặc không ghi rõ tên nhà sản xuất.
Bản dịch giấy ủy quyền không trùng khớp với bản gốc tiếng Anh.
Thiếu dấu hoặc chữ ký điện tử của người nộp hồ sơ.
Mẫu nhãn không đúng quy định hoặc thiếu thông tin bắt buộc (ngày sản xuất, công dụng…).
Đăng ký sai nhóm mỹ phẩm (ví dụ kem dưỡng – serum – toner).

➡ Giải pháp: Nếu doanh nghiệp chưa quen quy trình, nên ủy quyền cho đơn vị pháp lý chuyên nghiệp để tránh mất thời gian và cơ hội kinh doanh.

5. Dịch vụ công bố mỹ phẩm nhập khẩu tại Luật Thiên Di

Luật Thiên Di là đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong làm thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu cho các thương hiệu từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp, Singapore…

Chúng tôi hỗ trợ trọn gói từ kiểm tra hồ sơ, hợp pháp hóa giấy tờ, nộp hồ sơ đến nhận kết quả.

Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin – mọi thủ tục pháp lý còn lại, hãy để Thiên Di lo.