Hồ sơ công bố mỹ phẩm gồm những gì? Tránh bị trả hồ sơ

Rất nhiều doanh nghiệp khi làm thủ tục hồ sơ công bố mỹ phẩm đều có chung một suy nghĩ: “Hồ sơ chắc cũng đơn giản thôi”. Nhưng thực tế lại hoàn toàn khác. Không ít hồ sơ bị trả đi trả lại nhiều lần, kéo dài thời gian ra thị trường, thậm chí làm lỡ kế hoạch kinh doanh chỉ vì chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm chưa đúng ngay từ đầu.
Điều đáng nói là, phần lớn các lỗi không đến từ việc thiếu giấy tờ, mà nằm ở cách lập hồ sơ, cách ghi thông tin và sự không đồng nhất giữa các tài liệu. Khi không hiểu rõ yêu cầu của cơ quan quản lý, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng “có đủ giấy nhưng vẫn bị trả”.
Trong bài viết này, Luật Thiên Di sẽ giúp bạn làm rõ hồ sơ công bố mỹ phẩm gồm những gì, chỉ ra những lỗi phổ biến khiến hồ sơ không hợp lệ và chia sẻ mẹo chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý.

1. Vì sao hồ sơ công bố mỹ phẩm thường bị trả?

Trên thực tế, tỷ lệ hồ sơ công bố mỹ phẩm bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung là khá cao, đặc biệt với doanh nghiệp tự thực hiện lần đầu. Một số nguyên nhân phổ biến có thể kể đến:

• Doanh nghiệp nhầm lẫn giữa giấy công bố mỹ phẩm và các giấy phép khác
• Ghi sai hoặc thiếu thông tin trong phiếu công bố mỹ phẩm
• Thành phần sản phẩm không phù hợp với công dụng công bố
• Hồ sơ không đồng nhất với nhãn sản phẩm thực tế
• Sử dụng biểu mẫu cũ, không đúng quy định hiện hành

👉 Việc hiểu rõ thành phần và yêu cầu của hồ sơ công bố mỹ phẩm là bước quan trọng nhất để tránh bị trả hồ sơ.

2. Thành phần hồ sơ công bố mỹ phẩm

Tùy theo mỹ phẩm sản xuất trong nước hay nhập khẩu, hồ sơ có thể khác nhau đôi chút. Tuy nhiên, về cơ bản, hồ sơ công bố mỹ phẩm sẽ bao gồm các tài liệu sau:

2.1 Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

Đây là tài liệu bắt buộc và quan trọng nhất trong toàn bộ hồ sơ. Phiếu công bố được lập theo mẫu thống nhất của cơ quan quản lý, thể hiện:

• Tên sản phẩm
• Dạng sản phẩm
• Mục đích sử dụng
• Thông tin tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường
• Thông tin cơ sở sản xuất

⚠️ Lưu ý quan trọng:
Chỉ cần một chi tiết không trùng khớp giữa phiếu công bố và nhãn sản phẩm (tên, công dụng, dạng sản phẩm…) là hồ sơ có thể bị trả.

2.2 Bản thành phần công thức sản phẩm

Bản công thức là cơ sở để cơ quan quản lý đánh giá mức độ an toàn của mỹ phẩm, bao gồm:

• Danh sách đầy đủ các thành phần
• Tên thành phần phải theo INCI
• Sắp xếp theo thứ tự hàm lượng giảm dần
• Không chứa chất cấm hoặc vượt ngưỡng cho phép

Đây là phần rất dễ sai nếu doanh nghiệp:

• Ghi sai tên INCI
• Ghi không đúng thứ tự
• Nhầm lẫn giữa tên thương mại và tên khoa học

2.3 Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm (đối với sản phẩm trong nước)

Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước, cơ sở sản xuất bắt buộc phải có:

• Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm
• Còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ

👉 Thiếu giấy này, hồ sơ công bố mỹ phẩm sẽ không được tiếp nhận, dù các giấy tờ khác đã đầy đủ.

2.4 Giấy ủy quyền (nếu có)

Áp dụng trong các trường hợp:

• Doanh nghiệp đứng tên công bố không trực tiếp sản xuất
• Mỹ phẩm được gia công bởi đơn vị khác

Giấy ủy quyền cần thể hiện rõ:

• Thông tin các bên
• Phạm vi ủy quyền
• Thời hạn ủy quyền
• Trách nhiệm liên quan đến sản phẩm

2.5 Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Mã số thuế
• Chữ ký số để nộp hồ sơ trực tuyến

3. Yêu cầu về tài liệu, biểu mẫu

Không chỉ cần đủ giấy tờ, cách trình bày và hình thức tài liệu cũng là yếu tố quyết định hồ sơ có được tiếp nhận hay không.

Một số yêu cầu doanh nghiệp thường bỏ qua

• Phiếu công bố phải sử dụng đúng mẫu mới nhất
• Thông tin khai báo phải thống nhất giữa:
• Phiếu công bố
• Nhãn sản phẩm
• Hồ sơ pháp lý
• Tài liệu scan phải rõ nét, đúng định dạng
• Tên file, nội dung file không được nhầm lẫn

Chỉ cần sai một trong các yếu tố trên, giấy công bố mỹ phẩm rất dễ bị yêu cầu chỉnh sửa.

4. Lỗi phổ biến khiến hồ sơ không hợp lệ

Dưới đây là những lỗi Luật Thiên Di thường xuyên gặp khi hỗ trợ doanh nghiệp xử lý hồ sơ bị trả:

• Ghi công dụng vượt quá bản chất mỹ phẩm (gây hiểu nhầm là thuốc)
• Thành phần không phù hợp với công dụng đã khai
• Nhãn sản phẩm không đúng quy định ghi nhãn
• Nhầm lẫn giữa công bố mỹ phẩm và kiểm nghiệm chất lượng
• Không cập nhật quy định mới của cơ quan quản lý

👉 Những lỗi này nếu không được phát hiện sớm có thể gây rủi ro khi bị hậu kiểm, không chỉ dừng lại ở việc trả hồ sơ.

5. Mẹo chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu

Để hồ sơ công bố mỹ phẩm được tiếp nhận nhanh chóng, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Rà soát kỹ thành phần và công dụng trước khi lập hồ sơ
• Kiểm tra tính thống nhất của toàn bộ thông tin
• Không sử dụng lại hồ sơ mẫu cũ cho sản phẩm mới
• Cập nhật quy định pháp luật mới nhất
• Nên có người am hiểu pháp lý kiểm tra hồ sơ trước khi nộp

Nếu doanh nghiệp không có bộ phận pháp lý chuyên trách, việc sử dụng dịch vụ tư vấn ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rất nhiều rủi ro.

6. Dịch vụ hỗ trợ công bố mỹ phẩm tại Luật Thiên Di

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm, hoặc hồ sơ đã nộp nhưng liên tục bị trả, Luật Thiên Di sẵn sàng hỗ trợ bạn từ A–Z.

Chúng tôi cung cấp:

• Tư vấn chi tiết từng loại giấy công bố mỹ phẩm
• Rà soát và hoàn thiện phiếu công bố mỹ phẩm
• Đại diện nộp hồ sơ và xử lý phản hồi từ cơ quan quản lý
• Hạn chế tối đa rủi ro pháp lý khi hậu kiểm

Luật Thiên Di đồng hành cùng doanh nghiệp để hồ sơ đúng ngay từ đầu – tiết kiệm thời gian – an tâm pháp lý.

Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH LUẬT THIÊN DI
📍 Địa chỉ: 36 Đường A4, Phường Bảy Hiền, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
📞 Hotline: 0981 317 075
☎ Điện thoại: 028 6293 9377
📧 Email: info@luatthiendi.com
🌐 Website: luatthiendi.com