Hướng dẫn đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm đúng quy định 2025

Với kinh nghiệm nhiều năm tư vấn cho doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh, Luật Thiên Di gửi đến bạn hướng dẫn chi tiết nhất – dễ hiểu, đầy đủ và áp dụng ngay được.

1. Đăng ký mã số mã vạch là gì? Vì sao doanh nghiệp phải đăng ký?

Mã số mã vạch (MSMV) là dãy số được mã hóa thành các vạch đen – trắng để nhận diện sản phẩm bằng thiết bị quét. Tại Việt Nam, hệ thống mã vạch tiêu chuẩn quốc tế do GS1 Việt Nam (thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ KH&CN) cấp.

Mỗi mã số mã vạch khi được đăng ký sẽ giúp:

• Xác định thông tin sản phẩm, doanh nghiệp sản xuất.
• Tăng uy tín và tính chuyên nghiệp khi đưa hàng vào hệ thống phân phối.
• Bắt buộc để xuất khẩu hoặc bán tại siêu thị, sàn TMĐT lớn (Shopee Mall, Lazada Mall, Tiki Trading…).
• Hạn chế hàng giả, hàng nhái nhờ truy xuất nguồn gốc minh bạch.

Do đó, nếu bạn đang chuẩn bị đăng ký mã vạch cho sản phẩm, việc nắm rõ thủ tục đúng quy định là vô cùng quan trọng.

2. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tại GS1 Việt Nam

Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ theo chuẩn GS1, bao gồm:

2.1. Đơn đăng ký cấp mã doanh nghiệp (Mã GS1)

Theo mẫu quy định của GS1 Việt Nam.

Trong đơn có thông tin:

• Tên doanh nghiệp
• Mã số thuế
• Người đại diện pháp luật
• Địa chỉ liên hệ
• Số lượng sản phẩm dự kiến đăng ký

2.2. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN)

Bản sao y hợp lệ hoặc bản scan PDF nếu nộp online.

2.3. Phiếu mô tả sản phẩm (nếu đăng ký kèm mã cho sản phẩm)

Bao gồm:

• Tên sản phẩm
• Quy cách
• Khối lượng / thể tích
• Nhóm ngành sản phẩm

2.4. Hợp đồng dịch vụ (trường hợp ủy quyền cho Luật Thiên Di)

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trọn gói của Luật Thiên Di, chúng tôi sẽ chuẩn bị toàn bộ hồ sơ và đại diện nộp trực tiếp tại GS1.

3. Quy trình đăng ký mã số mã vạch tại GS1 Việt Nam (chuẩn thực tế 2025)

Việc đăng ký mã số mã vạch tuân theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn ở mục 2.

Nếu dùng dịch vụ tại Luật Thiên Di, chúng tôi sẽ:

• Tư vấn gói mã phù hợp (mã doanh nghiệp GS1-8, GS1-9, GS1-10 tùy số lượng sản phẩm).
• Kiểm tra danh mục sản phẩm.
• Soạn thảo hồ sơ chuẩn để tránh sai sót.

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp

GS1 Việt Nam hiện hỗ trợ 2 hình thức:

• Nộp online tại hệ thống dịch vụ công.
• Nộp trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Bước 3: GS1 Việt Nam thẩm định hồ sơ

Thời gian trung bình từ 03–05 ngày làm việc.

Nếu hồ sơ thiếu hoặc không đúng, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung.

Bước 4: Cấp mã doanh nghiệp (GS1 Prefix)

Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp sẽ:

• Được cấp tài khoản đăng nhập hệ thống GS1.
• Tự tạo mã vạch sản phẩm từ mã doanh nghiệp đã được cấp.
• In và sử dụng mã cho sản phẩm.

Bước 5: Công bố sản phẩm trên hệ thống GS1 (bắt buộc)

Doanh nghiệp phải cập nhật đầy đủ thông tin từng sản phẩm để đảm bảo mã vạch hợp lệ khi quét trên các nền tảng kiểm tra.

4. Lưu ý quan trọng khi sử dụng mã vạch hợp lệ

Nhiều doanh nghiệp đăng ký mã vạch xong nhưng sử dụng sai cách khiến mã bị từ chối khi đưa hàng vào sàn TMĐT hoặc siêu thị. Luật Thiên Di khuyến nghị:

4.1. Không tự ý “vẽ mã” mà không đăng ký GS1

Mã vạch tự tạo hoặc lấy từ nguồn không hợp lệ có thể dẫn đến:

• Bị từ chối sản phẩm trên Shopee, Lazada, TikTok Shop.
• Không thể xuất khẩu.
• Doanh nghiệp bị xử phạt vì cung cấp thông tin sai lệch.

4.2. Đảm bảo kích thước – độ tương phản mã vạch chuẩn

Mã vạch in sai kỹ thuật sẽ không quét được. Nên chọn đơn vị in bao bì chuyên nghiệp hoặc để Luật Thiên Di hỗ trợ kiểm tra.

4.3. Cập nhật sản phẩm đầy đủ trên hệ thống GS1

Sản phẩm chưa cập nhật thông tin sẽ bị xem như “mã rác” và bị chặn.

4.4. Đóng phí duy trì hằng năm để mã vạch không bị khóa

GS1 yêu cầu doanh nghiệp duy trì mã vạch mỗi năm. Nếu quên đóng phí, mã vạch sẽ không hợp lệ, ảnh hưởng lưu thông hàng hóa.

5. Mức phí đăng ký mã vạch sản phẩm năm 2025

Phí được GS1 quy định theo số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp cần sử dụng mã. Bao gồm:

5.1. Phí đăng ký ban đầu (1 lần)

Tùy loại mã:

• GS1-8 (tối đa 10 sản phẩm)
• GS1-9 (tối đa 100 sản phẩm)
• GS1-10 (tối đa 1.000 sản phẩm)

Mức phí dao động khoảng 1.000.000 – 2.000.000 đồng.

5.2. Phí duy trì hằng năm

Dao động 1.000.000 – 1.500.000 đồng/năm tùy loại mã.

5.3. Phí dịch vụ (nếu ủy quyền cho Luật Thiên Di)

Luật Thiên Di cung cấp trọn gói bao gồm:

• Tư vấn chọn loại mã phù hợp
• Soạn hồ sơ thiện chỉnh
• Đại diện nộp hồ sơ
• Theo dõi – xử lý phát sinh
• Hướng dẫn sử dụng mã vạch đúng chuẩn GS1
• Hỗ trợ cập nhật sản phẩm lên hệ thống

Chi phí minh bạch, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu. Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ: 0982 020 789 - 0868 083 683 để được hỗ trợ tư vấn

6. Thời gian xử lý hồ sơ

Theo kinh nghiệm thực tế, thời gian cấp mã số mã vạch trung bình:

• 03 – 05 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ.
• 02 – 03 ngày với hồ sơ do Luật Thiên Di chuẩn hóa và nộp thay.
• Trường hợp doanh nghiệp tự nộp thường gặp lỗi sai mẫu đơn, khai sai thông tin doanh nghiệp, thiếu mô tả sản phẩm… dẫn đến kéo dài thêm 7 – 10 ngày.

7. Đăng ký mã số mã vạch đúng quy định giúp doanh nghiệp phát triển bền vững

Việc đăng ký mã vạch sản phẩm không chỉ là yêu cầu của các hệ thống phân phối mà còn là bước quan trọng trong chiến lược phát triển thương hiệu bền vững. Khi thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc, tăng tính minh bạch và nâng cao uy tín trong mắt khách hàng.

Nếu bạn cần hỗ trợ đăng ký mã vạch cho sản phẩm nhanh – đúng chuẩn – không sai sót, Luật Thiên Di luôn sẵn sàng đồng hành.

Hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây

Địa chỉ: 36 Đường A4, Phường Bảy Hiền, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Hotline: 0982 020 789 - 0868 083 683

Email: info@luatthiendi.com

Website: https://luatthiendi.com