Những lỗi thường gặp khi công bố sản phẩm mỹ phẩm và cách khắc phục

 Việc công bố sản phẩm mỹ phẩm là thủ tục pháp lý bắt buộc trước khi lưu hành trên thị trường Việt Nam nhưng không ít doanh nghiệp đã gặp phải những vướng mắc, làm chậm trễ kế hoạch kinh doanh.

Vậy làm thế nào để tránh được những lỗi thường gặp khi công bố sản phẩm mỹ phẩm và cách khắc phục chúng một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng Luật Thiên Di đi sâu vào "điểm mù" của quy trình này, giúp bạn trang bị kiến thức vững vàng để vượt qua mọi thử thách, tự tin đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng.

1. Tầm quan trọng của việc công bố sản phẩm mỹ phẩm đúng chuẩn

Công bố sản phẩm mỹ phẩm (được cấp Số tiếp nhận Phiếu công bố) là thủ tục bắt buộc đối với mọi sản phẩm mỹ phẩm sản xuất, nhập khẩu và lưu hành tại Việt Nam. Thủ tục này đóng vai trò then chốt trong việc:

• Hợp pháp hóa sản phẩm: Giúp sản phẩm đủ điều kiện lưu hành, tránh rủi ro bị xử phạt, thu hồi hoặc truy cứu trách nhiệm pháp lý.
• Kiểm soát chất lượng và an toàn: Doanh nghiệp phải cung cấp thông tin rõ ràng về thành phần, tiêu chuẩn, cam kết an toàn, giúp cơ quan quản lý kiểm soát và ngăn ngừa sản phẩm kém chất lượng.
• Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng: Công khai minh bạch thông tin, giúp người tiêu dùng tra cứu và lựa chọn sản phẩm phù hợp, an toàn.
• Xây dựng uy tín và thương hiệu: Sản phẩm được công bố đúng quy định thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo lòng tin với khách hàng và đối tác, nâng cao vị thế cạnh tranh.

Hiểu đúng vai trò của việc công bố sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, tránh những sai sót không đáng có.

2. Những lỗi thường gặp khi công bố sản phẩm mỹ phẩm

Mặc dù quy trình công bố sản phẩm mỹ phẩm đã được số hóa và đơn giản hóa, nhưng vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp mắc phải các sai sót phổ biến như:

2.1. Lỗi về thông tin sản phẩm và công thức

• Công thức không đúng định dạng, thiếu tên/thành phần INCI, sai thứ tự, thiếu định lượng hoặc thiếu chất phụ gia, hương liệu, chất bảo quản.
• Chứa thành phần cấm hoặc vượt giới hạn cho phép theo quy định của Việt Nam/ASEAN.
• Khai báo công dụng vượt phạm vi mỹ phẩm (như chữa bệnh, thay đổi cấu trúc sinh học...).
• Thông tin không thống nhất giữa phiếu công bố, nhãn sản phẩm và tài liệu kỹ thuật.

2.2. Lỗi về giấy tờ pháp lý

• POA hoặc CFS không đúng mẫu, thiếu thông tin, chưa hợp pháp hóa, hoặc hết hạn.
• Thông tin trên giấy tờ không trùng khớp với hồ sơ công bố.
• Thiếu giấy CGMP-ASEAN (với sản phẩm sản xuất trong nước) hoặc giấy đã hết hạn.
• Giấy phép kinh doanh không đúng ngành nghề hoặc thông tin không khớp với tài khoản nộp hồ sơ.

2.3. Lỗi khi nộp hồ sơ trực tuyến

• File scan mờ, sai định dạng, vượt dung lượng cho phép.
• Gõ sai thông tin trên hệ thống: tên sản phẩm, mã số, địa chỉ, số liên hệ...
• Không biết cách theo dõi hoặc bổ sung khi hồ sơ bị trả về, dẫn đến quá hạn.

3. Cách khắc phục

Việc nắm rõ những lỗi thường gặp khi công bố sản phẩm mỹ phẩm là bước đầu tiên, nhưng quan trọng hơn là phải biết cách khắc phục chúng một cách hiệu quả để đảm bảo hồ sơ được thông qua nhanh chóng.

3.1. Rà soát kỹ lưỡng thông tin sản phẩm và công thức

• Kiểm tra từng thành phần
• Kiểm tra danh mục cấm/hạn chế
• Xác định công dụng thực tế
• Đối chiếu thông tin

3.2. Chuẩn bị giấy tờ pháp lý chặt chẽ và chính xác

• Đối với POA/CFS (Mỹ phẩm nhập khẩu)

Nhà sản xuất cần cung cấp bản chính, với nội dung đầy đủ theo đúng quy định pháp luật Việt Nam. Tài liệu này phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng thực lãnh sự theo quy trình của Bộ Ngoại giao và cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại, sau đó dịch thuật công chứng sang tiếng Việt bởi đơn vị có chức năng.

• Đối với CGMP-ASEAN (Mỹ phẩm sản xuất trong nước)

Cần đảm bảo nhà máy sản xuất đã được cấp chứng nhận CGMP-ASEAN còn hiệu lực. Khi nộp hồ sơ, có thể sử dụng bản sao chứng thực nếu nộp trực tiếp, hoặc bản scan rõ nét nếu nộp online.

• Kiểm tra giấy phép kinh doanh

Doanh nghiệp phải kiểm tra lại ngành nghề đã đăng ký; nếu chưa có ngành nghề liên quan đến sản xuất hoặc kinh doanh mỹ phẩm, cần bổ sung trước khi thực hiện công bố sản phẩm.

3.3. Thực hiện quy trình nộp hồ sơ trực tuyến cẩn thận

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ scan đảm bảo chất lượng file tải lên rõ nét, dung lượng phù hợp.
• Kiểm tra lại thông tin kê khai một lần nữa trước khi gửi.
• Lưu lại mã hồ sơ và thường xuyên theo dõi

4. Hậu quả khi mắc lỗi và không công bố sản phẩm mỹ phẩm đúng chuẩn

Mắc phải những lỗi thường gặp khi công bố sản phẩm mỹ phẩm không chỉ đơn thuần là việc bị trả hồ sơ. Nếu không được khắc phục kịp thời hoặc cố tình phớt lờ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và uy tín:

• Trễ kế hoạch ra mắt: Hồ sơ sai phải bổ sung nhiều lần, làm chậm tiến độ kinh doanh.
• Tốn thêm chi phí: Phát sinh chi phí nhân sự, kho bãi, vận chuyển, dịch thuật, làm lại hồ sơ.
• Bị xử phạt nặng: Theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP, có thể bị phạt đến hàng trăm triệu nếu đưa sản phẩm chưa công bố ra thị trường.
• Thu hồi sản phẩm, đình chỉ kinh doanh: Lô hàng có thể bị tịch thu, doanh nghiệp bị đình chỉ hoạt động.
• Mất uy tín thương hiệu: Gây mất niềm tin từ khách hàng, ảnh hưởng lâu dài đến hình ảnh doanh nghiệp.

5. Luật Thiên Di – Giải pháp toàn diện cho quá trình công bố sản phẩm mỹ phẩm

Với sự phức tạp của các quy định và nguy cơ mắc những lỗi thường gặp khi công bố sản phẩm mỹ phẩm, việc tìm kiếm một đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Luật Thiên Di tự hào là đối tác đáng tin cậy, cung cấp giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp của bạn vượt qua mọi thử thách, đảm bảo công bố sản phẩm mỹ phẩm một cách đúng chuẩn và nhanh chóng nhất.

Lý do nên lựa chọn dịch vụ công bố sản phẩm mỹ phẩm của Luật Thiên Di:

• Mang trên mình sứ mệnh ”Nhiệt tình hỗ trợ khách hàng kịp thời trong mọi tình huống.”
• Gồm các chuyên gia, các nhân viên được đào tạo chính quy, chuyên môn giỏi, kinh nghiệm.
• Luôn được cập nhật các quy định/quy chế mới, thường xuyên tham gia các khóa đào tạo bài bản để nâng cao trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc.
• Có khả năng chịu áp lực công việc cao.
• Nhiệt tình hỗ trợ khách hàng kịp thời trong mọi tình huống.
• Luôn trau dồi bản thân, chuyên môn hướng tới sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.