Nếu bạn đang có ý định mở doanh nghiệp, việc đầu tiên cần chuẩn bị không chỉ là tên công ty hay số vốn dự kiến mà còn là một hồ sơ thành lập công ty đầy đủ và chính xác. Tùy vào loại hình doanh nghiệp được lựa chọn, giấy tờ cần chuẩn bị sẽ có sự khác nhau.
Năm 2026, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Các biểu mẫu đăng ký hiện hành cũng được cập nhật theo Thông tư 121/2026/TT-BTC.
Vậy người thành lập công ty cần chuẩn bị những gì, hồ sơ gồm các giấy tờ nào và có thể đăng ký online hay không? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn trước khi bắt đầu thủ tục.
Người muốn thành lập công ty cần chuẩn bị những thông tin nào?
Trước khi lập hồ sơ, khách hàng nên xác định một số thông tin cơ bản về doanh nghiệp, bao gồm:
- Tên công ty dự kiến đăng ký;
- Địa chỉ trụ sở chính;
- Loại hình doanh nghiệp;
- Ngành, nghề kinh doanh;
- Vốn điều lệ;
- Thông tin chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông;
- Tỷ lệ phần vốn góp hoặc số cổ phần đăng ký;
- Người đại diện theo pháp luật;
- Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi trong trường hợp thuộc diện phải kê khai.
Đây là những thông tin được sử dụng xuyên suốt trong bộ hồ sơ. Nếu thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
>>> Xem thêm: Thời gian hoàn thành thành lập công ty mất bao lâu?
Bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty gồm những gì?
Tùy loại hình doanh nghiệp, hồ sơ thành lập công ty thường gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông và giấy tờ pháp lý của những người có liên quan.
Ngoài ra, tùy từng trường hợp có thể phát sinh thêm hồ sơ về chủ sở hữu hưởng lợi, người đại diện theo ủy quyền hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài.
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Đây là giấy tờ thể hiện các thông tin chính của doanh nghiệp như tên, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ và người đại diện theo pháp luật.
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng biểu mẫu tương ứng với loại hình đăng ký.
Điều lệ công ty
Điều lệ được sử dụng đối với công ty TNHH, công ty cổ phần và công ty hợp danh. Nội dung điều lệ quy định những vấn đề cơ bản về tổ chức, quản lý, quyền và nghĩa vụ của thành viên hoặc cổ đông và hoạt động của doanh nghiệp.
Danh sách thành viên hoặc cổ đông
Tùy loại hình, hồ sơ có thể cần danh sách thành viên, danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc danh sách chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc trường hợp phải kê khai.
Giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức
Giấy tờ pháp lý được chuẩn bị tương ứng với chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên, cổ đông sáng lập, người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền.
Trường hợp thông tin cá nhân đã được kê khai bằng số định danh cá nhân theo quy định thì một số bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân không cần đưa vào hồ sơ.
Hồ sơ khác nhau như thế nào giữa các loại hình doanh nghiệp?
Việc lựa chọn loại hình sẽ quyết định thành phần hồ sơ cần chuẩn bị. Khách hàng không nên sử dụng một bộ hồ sơ chung cho tất cả các loại hình vì mỗi loại có yêu cầu riêng.
Hồ sơ thành lập công ty TNHH
Đối với công ty TNHH một thành viên, hồ sơ cơ bản gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi nếu có và giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật hoặc tổ chức có liên quan.
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, hồ sơ có thêm danh sách thành viên. Nếu thành viên là tổ chức thì cần chuẩn bị giấy tờ pháp lý của tổ chức, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền.
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần
Hồ sơ công ty cổ phần gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách cổ đông sáng lập và, tùy trường hợp, danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, danh sách chủ sở hữu hưởng lợi.
Cổ đông là tổ chức hoặc nhà đầu tư nước ngoài có thể phải chuẩn bị thêm giấy tờ pháp lý của tổ chức, người đại diện theo ủy quyền và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định.
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân có cấu trúc đơn giản hơn. Thành phần chính gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp tư nhân.
Trường hợp chủ doanh nghiệp kê khai số định danh cá nhân theo quy định thì hồ sơ không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân.
Hồ sơ thành lập công ty hợp danh
Công ty hợp danh cần chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên hợp danh và các giấy tờ pháp lý tương ứng với thành viên, người đại diện theo pháp luật hoặc tổ chức tham gia thành lập.
Đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài, hồ sơ cần được kiểm tra thêm theo quy định của pháp luật về đầu tư và đăng ký doanh nghiệp.
Cần chuẩn bị gì về tên, địa chỉ và ngành nghề kinh doanh?
Tên doanh nghiệp
Tên công ty cần được lựa chọn và kiểm tra trước khi nộp hồ sơ để hạn chế nguy cơ bị từ chối do trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
Khách hàng nên chuẩn bị một vài phương án tên dự phòng trong trường hợp tên mong muốn không thể đăng ký.
Địa chỉ trụ sở chính
Địa chỉ đăng ký phải được kê khai rõ ràng và phù hợp với quy định về trụ sở doanh nghiệp. Khi lựa chọn địa chỉ, khách hàng cũng nên kiểm tra trước tính phù hợp với ngành nghề dự kiến hoạt động.
Ngành, nghề kinh doanh
Ngành nghề cần được lựa chọn phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện, việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa doanh nghiệp đã đáp ứng toàn bộ điều kiện để hoạt động ngành nghề đó.
Do đó, khách hàng nên xác định ngay từ đầu những giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành có thể phát sinh sau khi thành lập.
Quy trình hoàn thiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Thông thường, quy trình chuẩn bị hồ sơ có thể thực hiện theo các bước:
Bước 1: Xác định loại hình doanh nghiệp và các thông tin cần đăng ký.
Bước 2: Kiểm tra tên doanh nghiệp, trụ sở, ngành nghề và vốn điều lệ.
Bước 3: Chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông và các giấy tờ liên quan.
Bước 4: Kiểm tra tính thống nhất của toàn bộ hồ sơ.
Bước 5: Nộp hồ sơ theo phương thức phù hợp và theo dõi tình trạng xử lý.
Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ hoặc thực hiện sửa đổi, bổ sung theo thông báo của cơ quan đăng ký kinh doanh.
Có thể nộp hồ sơ thành lập công ty online không?
Có. Người thành lập doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc đăng ký qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Đặc biệt, từ ngày 21/07/2026, quy trình xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp được triển khai trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Người thực hiện thủ tục cần thực hiện xác thực theo quy trình được hướng dẫn trên hệ thống.
Đăng ký online giúp khách hàng giảm việc đi lại, tuy nhiên vẫn cần chuẩn bị bản điện tử của hồ sơ, kê khai chính xác thông tin và thực hiện các bước xác thực theo yêu cầu.
Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Theo hướng dẫn thủ tục đăng ký doanh nghiệp hiện hành, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ và cấp đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Thời gian thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung hoặc có thêm thủ tục liên quan đến đầu tư, ngành nghề kinh doanh có điều kiện hay giấy tờ của tổ chức nước ngoài.
Những vấn đề khách hàng thường gặp khi tự làm hồ sơ
Không ít khách hàng gặp khó khăn ngay ở bước chuẩn bị thông tin. Một số lỗi thường thấy gồm:
- Chọn loại hình doanh nghiệp chưa phù hợp;
- Tên công ty bị trùng hoặc gây nhầm lẫn;
- Địa chỉ trụ sở kê khai chưa chính xác;
- Chọn ngành nghề chưa phù hợp với hoạt động dự kiến;
- Thông tin thành viên, cổ đông hoặc người đại diện không thống nhất;
- Thiếu giấy tờ của tổ chức hoặc người đại diện theo ủy quyền;
- Chưa chuẩn bị đúng hồ sơ đối với thành viên, cổ đông là tổ chức nước ngoài;
- Chưa thực hiện đúng quy trình xác thực khi nộp hồ sơ online.
Với hồ sơ có yếu tố nước ngoài hoặc nhiều thành viên, cổ đông, việc tự chuẩn bị thường cần kiểm tra kỹ hơn để tránh phải chỉnh sửa nhiều lần.
Khi nào nên sử dụng dịch vụ thành lập công ty?
Nếu chỉ thành lập doanh nghiệp với cơ cấu đơn giản, khách hàng có thể tự tìm hiểu và thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, sử dụng dịch vụ tư vấn có thể phù hợp hơn khi khách hàng:
- Chưa biết nên chọn loại hình doanh nghiệp nào;
- Chưa xác định được ngành nghề kinh doanh;
- Có nhiều thành viên hoặc cổ đông;
- Có tổ chức góp vốn;
- Có nhà đầu tư nước ngoài;
- Cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ online;
- Muốn tiết kiệm thời gian kiểm tra, sửa đổi hồ sơ.
Dịch vụ thành lập công ty không chỉ dừng ở việc soạn giấy tờ mà quan trọng là tư vấn để khách hàng lựa chọn phương án đăng ký phù hợp ngay từ đầu.
Dịch vụ hỗ trợ hồ sơ thành lập công ty tại Luật Thiên Di
Nếu bạn đang chuẩn bị mở doanh nghiệp nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, Luật Thiên Di có thể hỗ trợ tư vấn loại hình, kiểm tra tên công ty, ngành nghề, vốn điều lệ, chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty và hướng dẫn thực hiện thủ tục đăng ký.
Tùy từng trường hợp, khách hàng sẽ được tư vấn thành phần hồ sơ phù hợp, đặc biệt đối với công ty có thành viên là tổ chức, nhà đầu tư nước ngoài hoặc ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Bạn có thể liên hệ Luật Thiên Di để được kiểm tra thông tin trước khi tiến hành, hạn chế tình trạng hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc phải sửa đổi nhiều lần.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH LUẬT THIÊN DI
- Địa chỉ: 36 Đường A4, Phường Bảy Hiền, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Hotline: 0981317075
- Điện thoại: 0981 690 701 - 0868 083 683
- Email: info@luatthiendi.com